Pengertian Front Office Manager Dan Tugasnya
Bagi mereka yang baru memulai perjalanan bisnis, terutama di bidang perhotelan, pariwisata, dan layanan, penting untuk memahami peran dari front office manager. Dengan anda memiliki front office manager yang berkompeten, maka Anda bisa menciptakan kesan pertama yang luar biasa, kepuasan pelanggan lebih meningkat, dan reputasi bisnis akan menjadi lebih baik. Nah, dalam artikel ini kami akan membahas lebih dalam tentang front office manager dari mulai pengertian front office manager hingga tugas tanggung jawabnya. Oke langsung saja silahkan simak penjelasan berikut ini.
Pengertian Front Office Manager
Front office manager adalah seorang ahli dan profesional yang memiliki tanggung jawab untuk mengatur seluruh operasional di bagian depan perusahaan, termasuk area resepsionis, concierge, hingga bellboy. Dalam hal ini, front office manager berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang terbaiknya dan menciptakan pengalaman yang tak terlupakan bagi setiap tamu atau pelanggan yang melangkah masuk ke dalam perusahaan.
Tugas dan Tanggung Jawab Front Office Manager
Ada beragam tugas dan tanggung jawab seorang front office manager. Adapun diantaranya adalah sebagai berikut ini:
1. Memimpin dan mengelola tim front office
Tugas dan tanggung jawab utama front office manajer adalah merekrut, melatih, memotivasi, dan mengevaluasi kinerja tim front office. Mereka berperan penting dalam memastikan bahwa setiap anggota tim mempunyai keahlian dan pengetahuan yang diperlukan untuk menyajikan pelayanan yang istimewa kepada pelanggan.
2. Memastikan Memberikan Pelayanan yang Prima kepada Tamu atau Pelanggan
Sebagai pemimpin, Front Office Manajer menetapkan standar pelayanan yang tinggi dan memastikan bahwa seluruh tim mengikuti pedoman tersebut. Mereka juga terus menerus mencari cara untuk menyempurnakan kualitas layanan dan memberikan pengalaman yang tak terlupakan kepada para tamu atau pelanggan.
3. Mengelola Reservasi dan Pemesanan
Front office manajer memiliki peran penting dalam mengelola semua aspek reservasi dan pemesanan, baik melalui telepon, email, maupun sistem reservasi daring. Mereka menjamin bahwa setiap reservasi dicatat dengan tepat, sehingga para tamu dapat menikmati kamar atau layanan yang telah mereka pilih dengan sempurna.
4. Mengatur Aktivitas Check-in dan Check-out Tamu (khusus perhotelan)
Di dalam industri perhotelan yang berkelas, tanggung jawab seorang front office manager meliputi pengawasan terhadap kelancaran dan efisiensi proses check-in dan check-out tamu. Mereka juga berperan penting dalam menangani segala permasalahan atau permintaan khusus yang diajukan oleh para tamu.
5. Menangani Keluhan dan Masalah Pelanggan
Dalam situasi di mana pelanggan atau tamu menghadapi keluhan atau permasalahan, tanggung jawab front office manager adalah untuk menangani hal tersebut dengan efektif dan secepat mungkin. Mereka diharuskan untuk mendengarkan keluhan dengan penuh empati, mencari solusi yang paling sesuai, serta memastikan bahwa pelanggan bisa merasa puas dengan cara penyelesaian yang diberikan.
6. Mengkoordinasikan dengan Departemen Lain
Dalam menjalankan tugasnya, Front Office Manajer perlu menjalin kerjasama yang harmonis dengan departemen lain, seperti F&B (Makanan dan Minuman), housekeeping, dan keamanan, untuk memastikan bahwa setiap aspek operasional dan pelayanan kepada pelanggan berjalan dengan lancar.
7. Memastikan Kebersihan dan Kenyamanan Area Front Office
Sebagai front office manajer, juga memiliki tanggung jawab memastikan bahwa area front office selalu dalam keadaan bersih, rapi, dan terasa nyaman bagi setiap tamu atau pelanggan yang datang. Kolaborasi yang harmonis dengan tim housekeeping sangat diperlukan untuk menjaga kebersihan dan melakukan perbaikan atau pemeliharaan yang mungkin perlu dilakukan.
8. Menyusun Laporan dan Analisis Kinerja Front Office
Front office manajer juga diwajibkan untuk menyusun laporan secara berkala mengenai kinerja front office, yang mencakup tingkat hunian kamar (terutama dalam industri perhotelan), tingkat kepuasan tamu, serta pendapatan yang diperoleh. Laporan ini akan menjadi acuan bagi manajemen dalam menilai kinerja front office dan merumuskan keputusan strategis yang tepat.
Itulah penjelasan tentang pengertian front office manager dan tugasnya. Dengan mengenali tugas dan tanggung jawab seorang front office manajer, Anda akan semakin menyadari betapa pentingnya peran mereka dalam menciptakan kesan pertama yang baik dan menyuguhkan pengalaman pelanggan yang tidak terlupakan. Demikian, semogga penjelasan ini dapat bermanfaat.
