Pengertian Surat - Fungsi dan Jenisnya
Pengertian Surat - Dalam berkomunikasi, manusia saling memberikan informasi. Pemberian informasi oleh manusia dilakukan dengan dua cara, yaitu secara lisan maupun tertulis. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi saling berhadapan baik langsung maupun tidak langsung. Proses komunikasi tersebut dapat dilakukan melalui telepon, radio, televisi, dan sebagainya. Jika tidak dapat berhadapan, komunikasi dilakukan melalui surat. Namun tahukah anda apa pengertian Surat? Apa itu surat? Jika belum tahu dengan apa yang dimaksud surat, berikut ini penjelasannya.
Pengertian surat
Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau oraganisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat berarti kertas yang bertulis atau secarik kertas sebagai tanda atau keterangan, sesuatu yang ditulis. Jadi, surat adaah alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau perusahaan. Sebuah surat dibuat dan dikirimkan dengan maksud agar si penerima surat mengerti maksud si pembuat surat.
Surat berisi sebuah informasi, yang Informasi dari sebuah surat itu bisa berupa sebagai berikut:
- Laporan
- Pemberitahuan
- Pernyataan
- Permintaan/ permohonan
- Perintah
Pengertian surat menurut para ahli
Terdapat beberapa pendapat para ahli yang mengemukakan tentang pengertian surat. Berikut ini adalah pengertian surat menurut para ahli.
Pengertian surat menurut Pratama (1997:1)
Surat adalah sebuah alat atau sarana yang digunakan untuk mengambil informasi atau pernyataan secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lainnya, baik itu atas nama sendiri, jabatan yang disandang dari suatu instansi perusahaan maupun organisasi.
Pengertian surat menurut YS. Mario (2000:15).
Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan informasi maupun pernyataan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain.
Pengertian surat menurut Yose Rizal (2003:2)
Surat adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan maksud secara tertulis atau sebagai jenis komunikasi tulisan.
Pengertian surat menurut Agus Sugiarto (2005:2)
Surat adalah sebuah sarana komunikasi yang dipakai untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dengan kata lain, surat merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan sebuah pesan kepada pihak lain yang mempunyai persyaratan khusus yakni penggunaan kertas, penggunaan bentuk/ model, pemakaian notasi dan kode, penggunaan bahasa yang kas dan pencantuman tanda tangan.
Fungsi surat
Jika dilihat dari pengertian surat di atas, maka terdapat beberapa fungsi dari surat sebagai berikut ini:
- Sebagai sarana untuk berkomunikasi.
- Sebagai alat unuk menyapaikan suatu pemberitahua, permohonan, permintaan, gagasan atau buah pikiran.
- Sebagai alat untuk mengingat.
- Sebagai bukti tertulis.
- Sebagai bukti historis.
- Sebagai pedoman kerja.
Jenis-jenis surat
Secara umum jika dilihat dari segi bentuk, isi dan bahasanya surat digolongkan menjadi 3 jenis yaitu:
Namun jika dilihat berdasarkan pemmakaiannya, surat dibagi menjadi 3 jenis yaitu:
- Surat pribadi
- Surat resmi
- Surat dinas
Berikut ini adalah penjelasan dari jenis-jenis surat tersebut.
1. Surat pribadi
Surat prbadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat pribadi bisa berupa korespondensi antara sesama teman, keluarga,dan kerabat. Ciri-ciri surat pribadi yaitu sebagai berikut ini:
- Tidak terdapat kop surat
- Tidak teerdapat nommor surat.
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang bervariasi.
- Formmat surat bebas.
- Penggunaan bahasa bebas sesuai dengan keinginan penulis.
2. Surat dinas
Surat dinas adalah surat yang digunakan untuk kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat ini merupakan sarana komunikasi kedinasan yang penting dalam pengelolaan administrasi suatu instansi. Fungsi surat dinas ialah sebagai dokumen bukti tertulis, sebagai arsip, sebagai alat pengigat, pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan intruksi, sebagai bukti sejarah atas perkembangan instansi. Ciri-ciri surat dinas adalah sebagai berikut ini:
- Terdapat kop surat dari lembaga atau instansi yang bersangkutan.
- Terdapat nomor surat, lampiran dan juga perihal.
- Salam pembuka dan penutup yang digunakan baku.
- Menggunakan ragam resmi atau bahasa baku.
- Menggunakan stempel/ cap dari instansi atau kantor yang membuat surat.
- Menggunakan format surat tertentu.
3. Surat niaga
Surat niaga adalah surat yang digunakan oleh orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti industri, usaha perdagangan dan jasa. Surat ini berguna sekali dalam menjalin hubungan dengan pihak luar sehingga harus dirangkai/ disusun secara baik. Surat niaga terdiri dari surat jual beli, surat perdagangan, dan kwitansi. Surat niaga juga terbagi menjadi surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Adapun macam-mmacamm surat niaga adalah sebagai berikut.
- Surat penawaran
- Surat pesanan
- Surat pembayaran barang
- Surat pengiriman
- Surat pengaduan
- Surat penagihan dan lain-lain.
4. Surat resmi
Surat resmmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan yang resmi, baik itu perorangan, instansi ataupun organisasi. Bentuk surat resmi misalnya surat edaran, surat undangan, surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi adalah sebagai berikut:
- Menggunakan kop/ kepala surat jika dikeluarkan organisasi.
- Terdapat nomor surat, lammpiran dan perihal.
- Salam pembuka dan penutup yang lazim.
- Menggunakan ragamm bahasa resmi.
- Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi.
- Terdapat aturan format baku.
Bagian-bagian surat resmi:
- Kop/Kepala surat terdiri atas Nama lembaga/ instansi, ditulis menggunakan huruf besar/ kapital, alamat lembaga/ instansi, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil, logo lembaga/ instansi.
- Nomor surat, yaitu no urutan surat yang dikirim.
- Lampiran, berisikan lembaran lain yang diikut sertakan selain surat.
- Hal, berisi garis besar mengenai isi surat.
- Tanggal surat (penulisannya di bagian kanan posisinya sejajar dengan nomor surat)
- Alamat yang dituju (tidak perlu menggunakan kata kepada)
- Kalimat pembuka/ salam pembuka (diakhiri dengan tanda koma)
- Isi surat, uraian isi surat dapat berupa uraian tempat, hari, tanggal, waktu dan lain sebagainya ditulis menggunakan huruf kecil, kecuali penulisannya berdasarkan EYD (ejaan yang disempurnakan) harus menyesuaikannya.
- Penutup surat, dapat berisi salam penutup, jabatan, tanda tangan, nama (biasanya disertai dengan NIP/ nomor induk pegawai).
- Tembusan surat, dapat berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan mengenai adanya sebuah kegiatan.
Sebagai tambahan selain surat yang kami jelaskan diatas terdapat juga surat lamaran kerja dan juga surat elektronik. Surat lamaran kerja merupakan surat yang dibuat seseorang dengan tujuan untuk melamar pekerjaan di suatu perusaan. Sedangkan surat elektronik merupakan surat yang berbasis internet. Untuk penjelasan lebih lengkapnya silahkan simak berikut ini.
5. Surat lamaran kerja
Surat lamaran kerja adalah surat yang ditulis/ dibuat dan dikirimm oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah perusahaan atau instansi tertentu. Surat lammaran kerja ini termasuk dalam surat resmi atau surat dinas. Karena itulah dalam penulisannya ada aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan penulisnya. Surat lamaran kerja secara ummum mempunyai bagian-bagian berikut ini.
- Tempat dan tanggal pembuatan surat
- Lampiran
- Perihal atau hal
- Alamat yang dituju.
- Salam pembuka
- Isi surat yang dibagi menjadi 3 bagian yaitu paragraf pembuka, isi surat dan paragraf penutup.
- Salam penutup
- Tanda tangan pelamar dan nama terang.
6. Surat elektronik
surat elektronik adalah surat yang pengirimannya berbasis dengan penggunaan internet. Surat elektronik sering kali disebut dengan singkatan surel. Surat elektronik sekarang ini sering kali kita gunakan dalam dunia internet, yaitu email/ elektronik mail. Di internet banyak sekali situs-situs penyedia email, misalnya gmail, yahoo email, AIM Mail, GMX Mail, dan lain-lain.
Itulah yang dapat kami bagikan tentang apa yang dimaksu surat. Semoga penjelasan pengertian surat dari blog temukan pengertian ini dapat bermanfaat.
