Pengertian Laporan

By: Johan Supriyanto, S.Kom. - September 09, 2015

Pengertian laporan – Untuk anda yang aktif dalam organisasi maupun yang berprofesi sebagai pekerja kantoran, tentunya sangat familier dengan apa yang namanya laporan. Setiap kali anda mengadakan suatu kegiatan pasti harus ada laporannya, ingin mengadakan rapat atupun sesudah rapat juga harus ada laporannya, masalah kas bulanan pun juga harus ada laporan keuangan yang ditujukan kepada pimpinan. Dengan hal itu maka anda telah terbiasa dengan apa yang dimaksud dengan laporan.

Namun bagi anda yang tidak aktif dalam organisasi atau yang bukan berprofesi pekerja kantoran mungkin cukup asing dengan apa yang dimaksud laporan. Lalu apa itu laporan? Bagi anda yang masih belum tahu arti laporan, maka di sini kami akan menjelaskan tentang definisi laporan. Dalam penjelasan ini, selain menjelaskan tentang pengertian laporan juga kami jelaskan tentang fungsi laporan, manfaat laporan,  ciri-ciri laporan, hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan, jenis-jenis laporan struktur laporan. Oke langsung saja berikut ini adalah penjelasannya.

Pengertian Laporan

Pengertian laporan adalah suatu bentuk penyajian fakta mengenai suatu kegiatan atau suatu keadaan yang pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkaitan dengan tanggung jawab yang ditugaskan keapda si pelapor. Fakta yang disajikan dalam laporan merupakan suatu keterangan atau bahan untuk informasi yang diperlukan, berdasarkan keadaan objektif yang telah dialami sendiri oleh si pelapor pada saat pelapor melakukan suatu pekerjaan atau kegiatan.

Amatilah keadaan di lingkungan sekolah anda. Pengamatan tersebut dapat dibuat menjadi sebuah laporan. Laporan yaitu suatu cara komunikasi penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, laporan adalah tulisan panjang berisi kejadian berikut persoalannya berdasarkan pengamatan sendiri yang disusun secara resmi, sampai sedetail-detailnya. Menurut Slamet Soeseno, dalam bukunya yang berjudul Teknik Penulisan Ilmiah Populer, laporan berarti cara penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya. Jadi laporan hasil pengamatan dapat kita artikan sebagai tulisan yang membuat informasi mengenai kegiatan pengamatan terhadap objek tertentu yang dibuat oleh penulis sehubungan dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.

Sebuah laporan disusun apabila seseorang mendapat tugas untuk melakukan suatu kegiatan. Isi laporan ialah semua fakta yang didapatkan pada saat melakukan kegiatan. Pendapat kita selaku si pelapor tidak dibaurkan dengan isi laporan, melainkan ditempatkan pada bagian saran. Jadi, laporan merupakan salah satu alat yang resmi untuk menyampaikan informasi.

Fungsi Laporan

Fungsi laporan adalah sebagai berikut ini:

• Sebagai alat untuk menyampaikan sebuah informasi.
• Sebagai bahan pertanggungjawaban.
• Sebagai bahan dalam pengambilan keputusan
• Sebagai bahan penilaian.
• Sebagai alat pengawasan.

Manfaat Laporan

Manfaat laporan adalah untuk berikut ini:

• Untuk bahan dalam menyusun rencana kegiatan selanjutnya.
• Untuk penetapan kebijakan.
• Untuk sumber informasi.
• Untuk mengetahui proses dan perkembangan peningkatan kegiatan.

Ciri-ciri laporan

Ciri ciri laporan adalah sebagai berikut ini:

• Ringkas: dalam penulisan laporan hanya mengemukakan hal-hal pokok secara ringkas yang berkaian dengan tugasnya sehingga penerima laporan dapat dengan mudah mengetahui apa permasalahannya.
• Logis: laporan akan dianggap logis apabila keterangan yang dikemukakan bisa ditelusuri dengan alasan-alasan yang masuk akal.
• Lengkap: laporan bisa semakin sempurna apabila dilengkapi dengan sumber keputusan atau bibliografi.
• Sistematis: sebuah laporan akan dianggap sistematis apabila keterangan yang dituliskan disusun dalam satuan-satuan yang saling berhubungan dan secara berurutan.

Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Membuat Laporan

Terdapat hal hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan yaitu:

• Laporan harus jelad dan cermat.
• Harus lengkap.
• Mengandung nilai kebenaran dan objektifitas.
• Langsung mengenai sasaran.
• Disertai dengan adanya saran-saran.
• Konsisten dan tegas.
• Tepat waktu.
• Disampaikan kepada orang serta alamat tujuan yang tepat.

Jenis-jenis Laporan

Jenis-jenis Laporan adalah sebagai berikut ini:

1. Laporan berdasarkan waktu

• Laporan insidental adalah sebuah laporan yang dibuat jika dibutuhkan.
• Laporan berkala adalah sebuah laporan yang disusun secara rutin atau periodik dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan dan laporan tahunan. Sebagai contoh laporan kehadiran karyawan setiap bulan.

2. Laporan berdasarkan sifat

• Laporan biasa adalah sebuah laporan yang isi laporannya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga apabila laporan tersebut terbaca oleh orang lain tidak akan menimbulkan dampak negatif.
• Laporan penting adalah sebuah laporan yang isi laporannya berisi hal penting dan bersifat rahasia, sehingga laporan jenis ini hanya orang-orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.

3. Laporan berdasarkan penyampaian

• Laporan lisan adalah sebuah laporan yang disampaikan secara lisan atau secara langsung.
• Laporan tertulis adalah sebuah laporan yang disampaikan secara tertulis seperti memo, surat, dan naskah.
• Laporan visual adalah sebuah laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh laporan visual yaitu laporan melalui media power point dalam presentasi.

4. Laporan berdasarkan bentuk

• Laporan berbentuk memo adalah lapora yang ditulis menggunakan memo. Isi laporan berbentuk memo umumnya pendek, biasanya laporan ini digunakan untuk kepentingan intern dan dilakukan antar pimpinan atau pejabat.
• Laporan berbentuk surat adalah sebuah laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat. Isi dari laporan berbentuk surat yaitu antara satu hingga empat halaman. Contoh laporan berbentuk surat yaitu laporan jumlah siswa yang keluar dari sekolah.
• Laporan berbentuk naskah adalah sebuah laporan yang disampaikan dalam bentuk naskah, baik itu dalam bentuk naskah pendek ataupun panjang. Contoh laporan berbentuk naskah yaitu notulen rapat atau laporan kegiatan kepanitiaan.

5. Laporan berdasarkan isinya

• Laporan informatif adalah sebuah laporan yang isi laporannya hanya berisi informasi saja.
• Laporan analisa adalah sebuah laporan yang berisi tentang hasil analisa secara mendalam.
• Laporan kelayakan adalah laporan yang isi laporannya berisi tentang hasil pemilihan mana yang terbaik atau penentuan kelayakan.
• Laporan pertanggungjawaban adalah laporan yang isinya tentang pertanggungjawaban tugas seseorang maupun kelompok kepada atasan yang memberikan tugas tersebut.
• Laporan rekomendasi adalah laporan yang isi laporannya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan yang lebih lanjut.

Struktur laporan/ Kerangka laporan

Dalam membuat sebuah laporan tentunya memerlukan sebuah struktur atau kerangka agar dapat tersusun secara teratur dan baik. Berikut ini adalah struktur laporan.

1. Pendahuluan

• Maksud dan tujuan penulisan laporan.
• Masalah pokok yang dilaporkan.
• Sistematika laporan.

2. Isi

• Daata dan fakta pelaksanaan kegiatan.
• Kesesuaian pelaksanaan dengan perancangan.
• Masalah yang terjadi.
• Pembahasan masalah.

3. Penutup

• Kesimpulan.
• Saran.

Langkah-langkah membuat laporan

Langkah langkah membuat laporan adalah sebagai berikut ini:

• Menentukan masalah yang akan dilaporkan
• Mengumpulkan bahan yaitu data dan fakta.
• Mengklasifikasi data
• Mengevaluasi dan mengolah data
• Membuat struktur/ kerangkalaporan 

Itulah penjelasan yang dapat kami berikan tentang Pengertian Laporan. Semoga penjelasan dalam blog temukan pengertian tersebut dapat memberikan manfaat untuk anda.