Pengertian Surat Permintaan Penawaran (Fungsi, Cara Membuat dan Contohya)
Pengertian surat permintaan penawaran - Umumnya transaksi yang terjadi antara penjual dengan pembeli dilakukan melalui surat menyurat niaga. Karena itulah kegiatan surat menyurat niaga mempunyai peranan yang begitu penting untuk memperlancar hubungan antar penjual dengan pembeli. Salah satu jenis surat niaga yang penting dalam mengawali hubungan jual beli yaitu surat permintaan penawaran. Meski dapat juga, si penjual yang lebih dulu memberikan surat penawaran kepada pembeli.
Surat permintaan penawaran itu ditulis oleh calon pembeli ditujukan kepada calon penjual. Selanjutnya permintaan dari calon pembeli tersebut dapat direspon oleh penjual agar dapat terjadi transaksi berikutnya. Lalu apa itu surat permintaan penawaran? Seperti apa yang dimaksud surat penawaran itu?
Karena surat permintaan penawaran mempunyai peranan yang sangat penting, maka di sini kami akan membahas secara rinci tentang definisi surat penawaran atau arti surat permintaan penawaran. Selain itu dalam pembahasan tentang apa pengertian surat permintaan penawaran ini juga kami jelaskan tentang fungsi permintaan penawaran, cara membuat surat permintaan penawaran dan saya berikan contoh surat permintaan penawaran.
Pengertian Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang ditujukan kepada penjual, dengan maksud meminta keterangan mengenai barang-barang yang akan dibeli. Dalam surat permintaan penawaran, calon pembeli bisa menuliskan tentang informasi apa saja yang diperlukan untuk bisa melakukan transaksi. Biasanya informasi umum yang diperlukan calon pembeli misalnya daftar harga, ketersediaan barang atau kapasitas, kualitas, syarat pembayaran, diskon, cara pemeliharaan dan lain-lain.
Jadi, surat permintaan penawaran adalah surat yang berisi permintaan suatu keterangan atau informasi (harga, diskon, pembayaran, dan sebagainya) yang dibuat calon pembeli kepada penjual.
Selain melalui surat permintaan penawaran, sebenaranya keterangan tentang barang-barang yang diinginkan juga bisa disampaikan melalui katalog atau daftar harga yang disampaikan dalam surat permintaan daftar harga, yang pada intinya kedua jenis surat ini yaitu sama.
Fungsi Permintaan Penawaran
Fungsi permintaan penawaran yang pokok adalah memberikan bahan pertimbangan sebelum pembeli melakukan pembelian barang. Dengan cara itu, kita dapat memilih dan membeli barang yang tepat sesuai dengan keuangan dan kebutuhan.
Cara Membuat Surat Permintaan Penawaran
Sebelum memulai membuat surat permintaan penawaran, sebaiknya diawali dengan menyusun suatu perencanaan yang tepat dan jelas. Perencanaan ini juga perlu brisi tentang informasi yang lengkap dan tidak ambigu supaya penjual bisa menangkap secara jelas apa yang diinginkan oleh calon pembeli.
Hendaknya dalam membuat surat permintaan penawaran memperhatikan poin penting dalam isi surat secara jelas dan lengkap. Terdapat beberapa hal yang penting untuk diperhatikan dalam surat permintaan penawaran secara umum yaitu:
- Jenis barang yang dibutuhkan.
- Jumlah barang yang diperlukan.
- Kualitas barang beserta contoh apabila memungkinkan.
- Potongan harga yang diberikan.
- Syarat penyerahan serta pembayaran.
Jika telah mengetahui isi surat permintaan penawaran yang akan disampaikan. Maka selanjutnya surat permintaan penawaran bisa segera disusun dengan menggunakan pedoman beberapa hal tentang cara membuat surat permintaan penawaran yang baik sebagai berikut ini:
- Mintalah keterangan secara rinci terkait produk atau barang yang dibutuhkan.
- Nyatakan secara jelas tentang alasan apa yang mendorong untuk mengajukan surat permintaan penawaran kepada penjal.
- Bantulah pihak penjual atau pembaca dalam memberikan sesuatu yang kita butuhkan dengan cara menunjukkan semua data yang ada kaitannya dengan barang yang dibutuhkan.
- Surat diakhiri dengan kata-kata yang baik dengan menunjukan adanya hubungan yang saling menguntungkan antara kedua belah pihak. Misalkan dengan ucapan terimakasih atau pengharagaan.
Calon pembeli dalam prakteknya dapat membuat surat permintaan penawaran yang ditujukan kepada beberapa perusahaan secara sekaligus. Hal seperti itu sah-sah saja menginggat kepentingan pembeli yaitu untuk mendapatkan penawaran harga yang paling menguntungkan.
Contoh Surat Permintaan Penawaran
Berikut ini adalah Contoh surat permintaan penawaran, silahkan dipahami.
No : 888 / P / 8 / 12 19 Februari 2015
Lamp : -
Hal : Permintaan Penawaran Harga Kendaraan
PT ADI JAYA INDONESIA
Jalan Nangka Besar 88
Jakarta Utara
Dengan Hormat,
Dari informasi yang kami peroleh dari Harian Sinar Harapan yang terbit tanggal 3 Januari 2015, kami mendapatkan informasi bahwa perusahaan Saudara menyediakan kendaraan bermotor aneka jenis dan merk dengan kualitas yang baik dan harga yang bersaing.
Sehubungan dengan kebutuhan kendaraan untuk keperluan karyawan, maka kami membutuhkan 5 buah Grand Max dan 8 buah sepeda motor Honda 100 cc. Oleh karena itu, kami meminta kepada Saudara untuk bisa mengirimkan informasi tentang beberapa hal sebagai berikut :
- Jenis dan harga terkait dengan disertai katalog.
- Diskon yang bisa kami dapatkan.
- Cara pengiriman dan melakukan pembayaran.
- Garansi beserta perawatan.
- Layanan purna jugal.
Jika harga yang ditawarkan sesuai, maka kami akan melakukan pemesanan sesegera mungkin pada bulan Maret 2015. Karenanya agar kami dapat segera melakukan pesanan, kami berharap Saudara bisa sesegera mungkin memberikan jawaban atas surat ini.
Kami berharap dapat menjalin kerjasama yang baik dengan perusahaan Saudara. Terima kasih.
Itulah penjelasan dari kami mengenai pengertian surat permintaan penawaran. Semoga apa yang telah kami jelaskan dalam blog temukan pengertian ini dapat memberikan manfaat.
