Pengertian Surat Dinas, Kegunaan, Ciri-ciri, Syarat, dan Bagian-bagiannya
Pengertian surat dinas - Untuk berkomunikasi, manusia saling memberikan informasi. Dalam pemberian informasi bisa secara lisan dan secara tertulis. Pemberian informasi secara lisan dapat dilakukan jika saling berhadapan baik itu secara langsung maupun tidak langsung. Apabila tidak saling berhadapan pemberian informasi bisa dilakukan melalui surat. Surat sendiri ada bermacam-macam diantaranya yaitu surat pribadi, surat dinas dan surat niaga dan lain-lain. Untuk surat pribadi sudah saya bahas dalam artikel sebelumnya. Nah dalam artikel kami bahas kali ini kami akan membahas tentang apa itu surat dinas. Tahukah kamu apa yang dimaksud surat dinas? Bagi kamu yang belum tahu apa yang dimaksud surat dinas bisa menyimak penjelasan yang saya uraikan dalam artikel ini. Untuk surat niaga dan yang lain akan kami bahas di lain waktu.
Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh suatu lembaga atau instansi dengan tujuan menyangkut keperluan dinas. Atau dengan kata lain definisi sufat dinas yaitu suatu surat yang isinya tentang permasalhan kedinasan dan surat ini biasanya dibuat oleh suatu lembaga atau instansi.
Surat dinas isinya menyangkut hal-hal keperluan kedinasan, baik itu pemerintah maupun swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku dalam pemerintahan saja, namun juga berlaku dalamm suatu instansi atau lembaga swasta. Surat dinas ini biasanya digunakan untuk keperluan komunikasi antar kantor, antar lembaga/ instansi, antar organisasi, atau antarpersonal dalam suatu kantor. Biasanya isi surat dinas berupa urusan seperti penyampaian pengumuman, pemberian tugas, pemberian suatu izin dan lain-lain.
Karena suat dinas berhubungan dengan kepentingan tugas atau kegiatan dinas suatu instansi, maka surat dinas disebut juga surat resmi. Oleh sebab itulah dalam penulisan surat dinas harus ditulis dengan format dan bahasa yang resmi. Tentunya dalam membuat surat dinas terdapat aturan-aturan tertentu dalam penulisannya.
Kegunaan surat dinas/ fungsi surat dinas
Berikut ini adalah beberapa fungsi dari surat dinas, diantranya yaitu:
- Sebagai pedoman dalam pekerjaan, misalnya surat intruksi, surat pengammbilan keputusan ataupun surat pemberian izin.
- Sebagai alat pengingat, sebab surat dinas yang masuk dan keluar bisa dijadikan arsip instansi.
- Sebagai alat bukti, terutama pada surat perjanjian.
- Sebagai sebuah bukti perkembangan suatu lembaga atau instansi.
Ciri-ciri surat dinas
Terdapat beberapa ciri-ciri surat dinas yang membedakan surat diinas dengan surat yang lainnya, berikut ini adalah ciri-ciri surat dinas.
- Ada kop/ kepala surat dan nama lembaga atau instansi yang membuat surat.
- Ada nomor surat dan lampiran.
- Ada salam pembuka dan juga salam penutup.
- Ditulis menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas adalah surat resmi.
- Ada stempel lembaga atau instansi pada surat dinas.
Syarat surat dinas
Dalam menulis surat dinas terdapat syarat-syarat yang digunakan, berikut ini syarat penulisan surat dinas:
- Format suarat yang digunakan harus teratur sesuai format dalam surat dinas.
- Isi surat jangan terlalu panjang dan harus langsung ke inti yang mau disampaikan.
- Penulisan harus menggunakan bahasa yang resmmmi, sopan dan mudah dipahami oleh pembaca.
- Surat yang dibuat harus bisa menggammbarkan citra dari lembaga atau instansi yang membuat surat tersebut.
Bagian surat dinas
Tentunya dalam surat dinas terdapat bagian-bagian layaknya surat resmi, berikut ini adalah bagian-bagian dari surat dinas:
1. Kop Surat atau kepala surat
Kop surat adalah bagian paling atas dari surat resmi, umumnya kop surat digunakan untuk membedakan antara surat formal dengan surat non formal. Kop surat umumnya terdiri dari logo, nama lembaga atau instansi disertai dengan alamat. Yang mana nama mengacu pada induk organisasi, dan kop surat terdapat ciri khas atau karakteristik instansi/ lembaga tersebut.
2. Tanggal surat
Terdiri atas nama tempat dan tanggal pembuatan surat tersebut.
3. Nomor surat
Umumnya terdiri atas kode, nomor urut dari surat yang pernah dikeluarkan, identitas lembaga atau instansi dan tahun pembuatan surat tersebut.
4. Lampiran
Lampiran merupakan lembaran tambahan yang ikut serta dilampirkan, bisa berupa dokumen lain atau lembaran kertas lain. Apabila tidak disertai dengan lampiran biasanya diisi tanda strip.
5. Perihal atau hal
Perihal yaitu isi pokok surat yang dibuat, seperti untuk apa surat tersebut. Contoh Perihal “undangan rapat”.
6. Alamat
Ada 2 macam penulisan alammat dalam surat dinas yaitu untuk perorangan dan untuk instansi lain. Apabila surat tersebut tertutup maka kata “kepada” tidak perlu ditulis, sebab sudah ditulis di amplop. Apabila surat dinas terbuka maka perlu menggunakan “kepada” kemudian langsung menggunakan nama lembaga/instansinya. Namun apabila ditujukan untuk orang banyak harus menggunakan kata “bapak”, “ibu” dan dan yang lainnya. Kemudian kata “Yth” ini digunakan apabila surat ditujukan kepada orang atau suatu jabatan tertentu.
7. Salam pembuka
Salam pembuka perlu digunakan untuk menunjukan sopan santun dan rasa hormat.
8. Isi surat
Isi surat harus sesuai dengan perihal yang telah ditulis. Isi surat ditulis dengan jelas, singkat, rinci dan mudah dipahami oleh pembaca.
9. Salam penutup
Salam penutup digunakan untuk menunjukan akhir dari isi sebuah surat.
10.Nama
Tulis nama lengkap/ nama terang orang yang mengirim surat atau bisa juga perwakilan dari lembaga atau instansi dan juga ditambah dengan tandatangan.
11. Tembusan
Tembuskan digunakan apabila surat tersebut memang memerlukan tembusan. Tembuasan adalah pihak-pihak yang dirasa perlu mendapatkan salinan dari suarat selain yang dialamatkan.
12. Inisial
Inisial ummumnya dituliskan pada bagiankiri di bawah tembusan surat (apabila memang ada). Inisial ini digunakan sebagai tanda pengenal, yang ditulis dengan cara disingkat antara nama pengonsep surat dengan pengetik surat. Inisial juga dapat menunjukan kalau surat tersebut memang asli dibuat oleh orang tersebut. Biasanya dibagian ini tidak bisa dibaca, yang bisa membaca hanya orang hanya orang yang dikirimi atau dituju oleh si pembuat surat.
Itulah penjelasan dari kami tentang Pengertian Surat Dinas. Semoga apa yang kami jelaskan dalam blog temukan pengertian ini dapat bermanfaat bagi anda semua.
